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Wiens Rolle als Stadt der internationalen Begegnung und Meetingdestination nimmt in der Wirtschafts- und Innovationsstrategie 2030 sowie in der Visitor Economy Strategie der Stadt Wien eine zentrale Rolle ein. „Die Rahmenbedingungen haben sich stark verändert, die Auswirkungen der Covid-19-Pandemie werden uns noch mehrere Jahre begleiten – in einzelnen Segmenten der Meeting-Industrie womöglich einen Paradigmenwechsel herbeiführen. Doch nach wie vor nehmen Kongresse und Firmenveranstaltungen eine zentrale Funktion als Triebfeder für die Erholung von Wiens Tourismus, der Internationalisierung der Stadt und des gesamten Wirtschaftsstandorts ein. Um ihr Anlaufen zu beschleunigen, stellt die Stadt Wien bis Ende 2023 eine zusätzliche Förderung in der Höhe von vier Millionen Euro zur Verfügung, die nicht nur für die Akquise von großen Verbandskongressen, sondern auch von Firmentagungen eingesetzt wird“, erklärt Wirtschaftsstadtrat Peter Hanke.

Europaweit erstes internationales Restart-Programm mit Fördermodul für Hybrid-Tagungen

Das erste Mal in der Geschichte Wiens werden nicht nur Kongresse, sondern auch Corporate Meetings (Firmentagungen) gefördert. „Eine weitere Premiere“, so Hanke, „stellt die Förderung auch auf europäischer Ebene dar. Wien hat schnell reagiert: Der Vienna Meeting Fund ist das erste breit angelegte Restart-Programm, das hybride Formen in einem eigenen Fördermodul berücksichtigt und sich nicht nur an nationale, sondern auch an internationale Veranstalter richtet.“ Hybride Tagungen – gekennzeichnet durch Online-TeilnehmerInnen auf der einen Seite und TeilnehmerInnen, die sich physisch vor Ort in Wien aufhalten, hier nächtigen sowie Produkte und Dienstleistungen konsumieren, auf der anderen Seite – werden auf dem Weg aus der Pandemie eine verstärkte Rolle einnehmen. „Deren Förderung liegt auf der Hand, wobei ich betonen möchte, dass Nächtigungen vor Ort in Wien mit all ihren Wertschöpfungseffekten unabdingbare Voraussetzung für die Ausschöpfung der maximalen Fördersumme von 60.000 Euro je Veranstaltung darstellen und Jahr für Jahr mehr Bedeutung bei der Förderhöhe einnehmen“, so Hanke. „Die Förderung steht bewusst im Sinne einer Stärkung der Headquarter- und Standortfunktion Wiens auch großen, in Wien ansässigen internationalen Unternehmen und Organisationen offen. Sie soll als Motivation dienen, globale Meetings wieder physisch hier in Wien abzuhalten und zugleich der Rolle als Stadt der Begegnung neues Leben einhauchen.“

Lebensader interkontinentaler Flugverkehr: rasch wiederherstellen

„Selbst im Krisenjahr 2020 zeigte sich die herausragende Bedeutung internationaler Kongresse und unterstreicht, wie wichtig eine frühestmögliche Öffnung der Grenzen samt Wiederherstellung der internationalen Flugverbindungen bzw. des globalen Personenverkehrs gerade für dieses Segment ist“, betont Tourismusdirektor Norbert Kettner. Im Vorjahr fanden mehr als die Hälfte aller Meetings noch vor dem ersten Lockdown im März statt. Die Anzahl der Veranstaltungen sank 2020 vom bisherigen Höchststand von 5.490 (2019) um knapp drei Viertel auf 1.537. Davon waren 570 Kongresse, 143 davon internationale. Selbst im Ausnahmejahr 2020 hatte die vergleichsweise geringe Anzahl internationaler Kongresse den stärksten Einfluss auf das wirtschaftliche Gesamtergebnis: Mit einem Anteil von 9% am gesamten Tagungsaufkommen 2020 repräsentierten internationale Kongresse 68% der generierten Wertschöpfung (152,18 Mio. Euro) bzw. 68% der induzierten Steuereinnahmen (42 Mio. Euro). Im Vergleich zu 2019 brachen beide Kennzahlen um jeweils 84% ein. „Aus Befragungen wissen wir: Rund drei Viertel aller KongressteilnehmerInnen kommen auf dem Luftweg nach Wien. Der internationale Flugverkehr ist die Lebensader der Wiener Meeting-Industrie, die Erreichbarkeit Wiens via Direktflug mitentscheidend für den Akquise-Erfolg. Aus strategischen und wirtschaftlichen Gründen haben die Themen Connectivity, Stärkung des Flughafens Wiens sowie der Netzwerkfunktion des Home Carriers Austrian Airlines für die Tagungswirtschaft höchste Priorität,“ so Kettner, der ergänzt: „Auf kürzeren und mittleren Distanzen bergen auch immer leistungsfähigere Verbindungen auf der Schiene – Stichwort Night Jets – zunehmend Potenzial für kontinentalen Geschäftstourismus.“

Globale Reiseprotokolle über den „EU-Tellerrand“ hinaus fixieren

„Die Zahlen belegen klar: Gerade die internationalen Veranstaltungen sind in guten Zeiten nicht nur das wirtschaftlich gewinnbringendste Segment – neben ihrer Bedeutung für Wissenschaft und Forschung können sie auch einen überproportionalen Teil zum Wiederaufbau nach Corona beitragen“, so Kettner. „Den Konsens der EU-27 zum Grünen Pass sehe ich sehr positiv, doch dürfen wir nicht vergessen: Internationaler Tourismus muss weiterhin als globaler Tourismus verstanden werden. Reisen am EU-Binnenmarkt kann nur der erste Schritt sein. Weitere Öffnungen, auch wenn sie nur verzögert stattfinden, müssen bereits jetzt aktiv auf politischer Ebene vorbereitet werden. Nennenswerte Bemühungen, Reiseprotokolle und Fluganbindung aus zahlungskräftigen Überseemärkten wie etwa den USA oder Ländern wie Großbritannien oder Israel zu forcieren, die bereits enorme Impffortschritte erzielen und der Meeting-Industrie sowie der gesamten Tourismuswirtschaft wieder auf die Beine helfen könnten, sind derzeit auf politischer Ebene noch zu wenig zu erkennen“, verweist Kettner auf die Notwendigkeit einer beschleunigten Gangart. „Mit dem Vienna Meeting Fund bietet Wien ein intelligentes System der Nachfrageförderung, das die angestrebte Erholung der Branche forcieren kann, wenn es von entsprechenden Reiseprotokollen und Verkehrsanbindung gespeist wird.“

Vienna Meeting Fund: Förderung für Kongresse & Corporate Events bis 2023

Der Vienna Meeting Fund 2021-2023 wurde ins Leben gerufen, um Veranstalter nicht nur während, sondern auch im Nachhall der Covid-Krise bei der Durchführung von Tagungen zu unterstützen. Die Förderung der Stadt Wien wird vom Vienna Convention Bureau im WienTourismus abgewickelt, verfügt über ein Gesamtvolumen von 4 Millionen Euro und stellt die erste Förderung Wiens dar, die neben (Verbands-)Kongressen auch Firmentagungen unterstützt. Sie richtet sich nicht nur an nationale, sondern auch internationale Veranstalter, deren Meetings zwischen 1. Mai 2021 und 31. Dezember 2023 in Wien stattfinden. „Der Vienna Meeting Fund ist nicht nur eine wichtige Unterstützung für die Branche, er gibt auch eine Perspektive für die Zukunft und unterstreicht die Bedeutung der Meeting-Industrie für die Stadt Wien“, erklärt Christian Woronka, Leiter des Vienna Convention Bureau und Marktmanagement des WienTourismus.   

Hybride Meetings bedeuten Zusatzkosten: Der Meeting Fund unterstützt.

Erstmalig werden mit dem Vienna Meeting Fund 2021-2023 auch hybride Veranstaltungen unterstützt. Damit reagieren Stadt Wien und WienTourismus auf aktuelle Bedürfnisse bei der Veranstaltungsplanung und fördern erhöhte Kosten, die zwangsläufig durch die aufwändigere Durchführung eines Meetings auf virtueller und physischer Ebene entstehen. Gefördert werden Events ausschließlich, wenn sie tatsächlich durchgeführt werden – mit dem Veranstalter bekannten (registrierten) TeilnehmerInnen. Dies umfasst (Verbands-)Kongresse, so genannte Association Meetings, sowie Corporate Meetings, also Firmenveranstaltungen und Firmentagungen.  Reine (Firmen-)Abendveranstaltungen sowie Ausstellungen, Messen und Kultur- bzw. Sportveranstaltungen sind von der Förderung ausgeschlossen. Der Vienna Meeting Fund 2021-2023 fördert konkret jene Kosten, die im Rahmen der Durchführung anfallen, zum Beispiel den Aufwand für die Veranstaltungslocation oder Dienstleister wie Technikfirmen oder Caterer.

Förderung in drei Modulen, 60.000 Euro maximale Förderhöhe je Veranstaltung

Um eine Förderung beantragen zu können, müssen die Grundvoraussetzungen von Fördermodul 1 erfüllt werden: Die Veranstaltung findet in einer Wiener Location bzw. einem Hotel gegen Bezahlung statt, umfasst mindestens 50 vor Ort anwesende TeilnehmerInnen und weist eine Mindestdauer von vier Stunden auf. Bringt der Kongress oder die Firmenveranstaltung zudem Nächtigungen, kann auch Fördermodul 2 beantragt werden: Dabei muss die Anzahl der Nächtigungen, die in Wiener Beherbergungsbetrieben generiert werden, im Jahr 2021 mindestens 10%, im Jahr 2022 zumindest 30% bzw. im Jahr 2023 wenigstens 50% der TeilnehmerInnenanzahl vor Ort betragen. Findet die Veranstaltung zugleich durchgängig in hybrider Form statt und entstehen hierfür nachweislich Kosten, ist außerdem die Voraussetzung für Fördermodul 3 erfüllt. Die maximalen Förderbeträge je Modul richten sich nach der Anzahl der TeilnehmerInnen. Die maximale Förderhöhe je Veranstaltung entspricht den tatsächlich bezahlten Kosten bzw. beträgt bei Erfüllung der Voraussetzungen aller drei Fördermodule 60.000 Euro – um sie zu erhalten, muss die Veranstaltung mindestens 3.000 TeilnehmerInnen vor Ort zählen. Im Jahr 2021 müssten somit zumindest 300 Nächtigungen (z.B. 300 Personen eine Nacht oder 150 Personen zwei Nächte), im Jahr 2022 mindestens 900 Nächtigungen und im Jahr 2023 mindestens 1.500 Nächtigungen generiert werden.

Einreichung über Vienna Convention Bureau – ab sofort online möglich

Sowohl nationale als auch internationale Veranstalter können Förderungen im Rahmen des Vienna Meeting Fund 2021-2023 beantragen. Voraussetzung ist, dass sie ein Meeting in Wien planen und durchführen (lassen) und für diese Veranstaltung auch das wirtschaftliche Risiko und damit sämtliche Kosten tragen. Auch Agenturen sind im Rahmen der Förderung antragsberechtigt – entweder weil sie selbst als Veranstalter auftreten oder weil sie die Förderung für einen Veranstalter abwickeln. Hierzu ist eine entsprechende Vollmacht Voraussetzung. Nicht antragsberechtigt sind Antragsteller mit anhängigem Insolvenzverfahren, Bund, Länder und Gemeinden sowie öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaften, politische Parteien im Sinne des Parteiengesetzes 2012 oder vergleichbare ausländische Einrichtungen sowie alle Einrichtungen, die keine Rechtsfähigkeit besitzen. Anträge können ab sofort laufend bis 3. Dezember 2023 bzw. bis zu Mittelerschöpfung eingereicht werden. Die Einreichung erfolgt online auf der Website des Vienna Convention Bureau (www.vienna.convention.at). Hier sind zugleich sämtliche Informationen samt der vollständigen Förderrichtlinie zu finden. Nach formaler Prüfung aller erforderlichen Unterlagen gilt das Prinzip „first-come, first-served“.

Imagekampagne „Vienna: A pleasure doing business” startet Mitte Mai

Unter dem Motto „Vienna: A pleasure doing business” startet der WienTourismus Mitte Mai seine internationale Marketing-Kampagne für die Meetingdestination Wien, die sich gezielt an professionelle Meeting-PlanerInnen richtet. „Die in Englisch gehaltene Kampagne rückt jene Komponenten in den Vordergrund, die Wien bietet, um ein Meeting nicht nur auf inhaltlicher Ebene erfolgreich, sondern auch auf emotionaler Ebene angenehm werden zu lassen“, erklärt Woronka den Ansatz. Neun unterschiedliche Sujets kombinieren klassische Business-Argumente und Wirtschafts-Buzzwords mit entspannten Genussmomenten, die Geschäftsreisende in Wien vor, während oder nach einem Meeting erleben können.

Headquarter-Standorte im Kampagnen-Fokus

„Die Kampagne läuft ab 17. Mai online und in den sozialen Medien in Deutschland, Großbritannien, der Schweiz und Belgien, wo besonders viele internationale Fachverbände ihr Headquarter haben. Zusätzlich dazu werden wir in der Wirtschaftsmetropole Frankfurt mit über 250 Citylights prominente Außenflächen bespielen und deutschlandweit Printanzeigen in Wirtschaftsmagazinen schalten. Auf der zentralen Kampagnenseite https://smart4business.vienna.info (ab 17.5.) werden die emotionalen Soft-Facts mit Daten und Fakten zur Meetingdestination Wien aufgelöst. Dafür arbeiten wir eng mit der Wirtschaftsagentur Wien zusammen, die ihr Know-how zum Wirtschaftsstandort beisteuert“, betont Woronka. Mit nur einem Klick kann dort unmittelbar mit den ExpertInnen des Vienna Convention Bureau in Kontakt getreten werden, um persönliche Beratung rund um Unterstützungsmöglichkeiten, hybride Events oder außergewöhnliche Venues in Anspruch zu nehmen.

Akquise-Offensive soll Zukunft sichern

Damit Wien auch nach der Pandemie internationaler Top-Player in der Meeting-Industrie bleibt, akquiriert das Vienna Convention Bureau (VCB) des WienTourismus weltweit Kongresse, Firmentagungen und Incentives für Wien – mit Vorlaufzeiten von mehreren Monaten bis (bei Großveranstaltungen) sogar mehreren Jahren. Derzeit laufen rund 140 Bewerbungen für nationale und internationale Kongresse und Corporate Events mit bis zu 20.000 TeilnehmerInnen, die ab der zweiten Jahreshälfte bis 2030 stattfinden sollen. Eine neue Akquiseplattform ist die erstmals seitens VCB organisierte virtuelle Veranstaltung „Meet Vienna. Meet Us.” am 19. Mai, auf der sich Wiens Tagungsbranche mit Meeting-Planern aus Deutschland, der Schweiz, Großbritannien, den USA und Kanada vernetzt. Die ExpertInnen des VCB informieren dabei internationale PartnerInnen und KundInnen zu aktuellen Themen wie Förderungen, Corona-Richtlinien und hybriden Lösungen. Zugleich nimmt das VCB auch an zahlreichen Fachmessen und -kongressen teil, etwa der IMEX America oder der ibtm world und ist im November Gastgeber und Mitsponsor für das Branchenformat „The Meetings Space“.

Schrittweises Anlaufen im 2. Halbjahr geplant

Um möglichst flexibel auf die künftigen Rahmenbedingungen reagieren zu können, sind die meisten Kongresse und Firmenveranstaltungen bis Jahresende als hybride Meetings geplant. Die Anzahl der erwarteten TeilnehmerInnen variiert von 200 bis hin zu 3.000 Personen (Änderungen jederzeit möglich). Die „Summer Edition 2021“ des Europäischen Radiologiekongresses (1. bis 3.7.) ist bereits als hybride Veranstaltung angekündigt, ebenso der „European Biophysics Congress 2021“ (24. bis 28. 7.), der – abhängig von der Entwicklung der Pandemie und damit in Zusammenhang stehender gesetzlicher Vorgaben – im Austria Center Vienna stattfinden wird. Ebenso geplant: Der „DGS – ÖGS Soziologiekongress“ (23. bis 25.8.) wird sich in der Wirtschaftsuniversität Wien dem Thema der Post-Corona-Gesellschaft annehmen, der 18. „Internationale Myeloma Workshop“ (8. bis 11.9.) findet in der Messe Wien statt. Mit der Speiseröhre beschäftigen sich MedizinerInnen bei der 16. „OESO World Conference“ (9. bis 11.9.) in der Universität Wien. Die Österreichische Gesellschaft für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde lädt zum 45. Österreichischen Zahnärztekongress in die Hofburg Vienna (16. bis 18.9.). Die Internationale Atomenergie-Organisation plant ihre 65. Generalversammlung im Vienna International Center (20. bis 24.9.). Das European Forum for Industrial Biotechnology & the Bioeconomy (EFIB) wird von 5. bis 7. Oktober 2021 im Austria Center Vienna abgehalten. Das Hilton Vienna Park begrüßt die „EMEA Pug Challenge 2021“ (10. bis 12.11.). Auch Firmentagungen – sie dürfen auf Wunsch der Veranstalter in der Regel nicht öffentlich bekanntgegeben werden – mit bis zu 2.000 TeilnehmerInnen stehen auf der Liste des Vienna Convention Bureau für das zweite Halbjahr 2021.

Physische Meetings haben Zukunft

„Die Durchführung des physischen Teils sämtlicher Veranstaltungen“, so Woronka, „ist selbstverständlich von der epidemiologischen Entwicklung und der damit verbundenen Gesetzgebung abhängig. Aufgrund der langen Vorlaufzeiten bei Planung und Organisation ist es allerdings von zentraler Bedeutung, möglichst rasch konkrete Vorgaben von den politischen EntscheidungsträgerInnen zu erhalten. In jedem Fall bin ich davon überzeugt, dass es gerade die persönlichen Gespräche zwischen den Sitzungen sind, die Mehrwert bringen, mit denen Netzwerke aufgebaut werden und in denen Ideen entstehen. Das wird uns auch als Feedback von Veranstaltern mitgegeben und spiegelt sich im Interesse nach physischen Meetings in der Zukunft wider.“

Jüngste Akquisen des VCB bedeuten Perspektiven

Hoffnung auf eine starke Rückkehr der für Wien wichtigen Fernmärkte verspricht eine Incentivereise mit 3.000 TeilnehmerInnen aus China im Frühjahr 2022. Der Kosmetikkonzern Nu Skin Enterprises lädt seine 3.000 besten VerkäuferInnen auf eine viertägige Wien-Reise ein. In einem intensiven Akquiseprozess waren die Marktexpertinnen des WienTourismus erfolgreich und sicherten so die bislang größte Incentivereise aus China für die Wiener Visitor Economy. Dabei setzte sich Wien gegen die Konkurrenzstädte London, Barcelona, Amsterdam, Prag und Dubai durch. Von 28. bis 31. Juli 2022 werden am World Social Entrepreneurs Marketplace rund 1.900 internationale TeilnehmerInnen erwartet. Die Veranstaltung für soziales Unternehmertum tagt im Austria Center Vienna. Der 28. Internationale Kongress der World Muscle Society findet mit 1.200 TeilnehmerInnen von 21. bis 27. September 2025 im Austria Center Vienna statt. Von 6. bis 10. September 2025 tagt die European Society of Pathology mit 3.500 TeilnehmerInnen ebenfalls im Austria Center Vienna und kehrt somit nach Wien zurück, wo sie erstmals im Jahr 1975 ihren internationalen Kongress abhielt.

Wirtschaftsfaktor Meeting-Industrie: Vor Corona eine Milliarde Euro Wertschöpfung im Jahr

Vor Ausbruch der Pandemie sorgten Kongresse und Firmentagungen in Wien für rund eine Milliarde Wertschöpfung pro Jahr, im langjährigen Vergleich kam jede 8. Nächtigung in Wien durch eine Tagung zustande. Im bisherigen Rekordjahr 2018 sicherte Wiens Meeting-Industrie mehr als 21.000 Ganzjahresarbeitsplätze und sorgte österreichweit für ein Steueraufkommen jenseits der 300-Millionen-Euro-Grenze. Kongressgäste zeigen sich dabei besonders ausgabefreudig: Während ein durchschnittlicher Gast in Wien pro Tag insgesamt 276 Euro ausgab (Wert 2019), so betrugen ebendiese Ausgaben beim Kongressgast mit 541 Euro pro Tag beinahe das Doppelte. Nach Ausbruch der Pandemie und den damit verbundenen Ausfall von Tagungen entgingen Wien und Österreich allein 2020 rund 100 Mio. Euro pro Monat an Wertschöpfung und Steuereinnahmen.

Das Vienna Convention Bureau im WienTourismus akquiriert weltweit Kongresse, Firmentagungen und Incentives. 1969 gegründet wird es von Stadt Wien und Wirtschaftskammer Wien unterstützt. Laut aktuellen Rankings der International Congress and Convention Association ICCA (Platz 6) und der Union of International Associations UIA (Platz 5) zählt Wien zu den Top-Tagungsdestinationen weltweit.